Sales Automation: 3 cose importanti da sapere e da fare 

17 Giugno 2020

di Valentina Cambareri

Indice

Scopriamo assieme quali sono le caratteristiche di un progetto di Sales Automation, quali le attività più rilevanti per massimizzare l’efficacia degli investimenti di marketing e misurare il fatturato generato da questi.
In questo articolo porteremo degli esempi parlando in particolare di Hubspot: non perché sia l’unico tool con cui si può fare Sales Automation ma sicuramente è un player sul mercato che parte con un grande vantaggio. Quello di essere stato pensato come un ecosistema di strumenti, che si sviluppano attorno al CRM e che accompagna il lead a diventare prospect e cliente in maniera armoniosa e fluida.

Sales Automation: cosa significa?

Per parlare di Sales Automation, solitamente si parte sempre dalla Marketing Automation. Le due cose sono profondamente connesse anche se a volte esistono l’una senza l’altra, ma di sicuro parlare di marketing & sales automation non vuol dire solo pensare a cose da fare in azienda, ma vuol dire immaginare un’azienda dove marketing & sales lavorano in un flusso che non si interrompe, con il meraviglioso risultato di misurare l’efficienza di tutte le azioni di marketing in termini di fatturato generato.

Quindi, partiamo dalla MA.
Marketing Automation è un’espressione che nelle piccole e medie imprese, come nelle big corporate, abbiamo imparato a conoscere bene, in particolare negli ultimi anni.
Nei contesti b2c, in particolare di vendita online, sono immediatamente comprensibili perché in primis noi come utenti li abbiamo in qualche modo sperimentati: si tratta di tutte quelle strategie volte a raccogliere dati per rendere l’utente riconoscibile, a coinvolgerlo con il brand, ad aumentare il tasso di conversione e di conseguenza portare più acquisti e fatturato.

Nel mondo b2b la marketing automation si collega a diversi ambiti: dal funnel, all’inbound marketing, al CRM e ai processi di vendita. Tutti temi rilevanti, collegati tra loro, che toccano ambiti di connessione tra i reparti marketing e sales. Quando l’utente, dopo essere stato portato verso il brand ed essere stato stimolato a chiedere un contatto, inizia ad essere preso in carico dalla forza vendita, ecco quello è il punto dove la sales automation può entrare in gioco, facendo davvero la differenza.

Quando si parla di Sales Automation ci si riferisce all’automatizzazione di tutte quelle attività che fanno parte del processo di gestione del lead e della vendita.
Automatizzare è un’azione che ha valore, che porta risultati e che migliora la vita del commerciale e dell’azienda se e solo se:

  • i processi di vendita sono chiari, sono stati definiti e condivisi
  • i dati di lead, prospect, clienti hanno un posto definito in azienda (possibilmente un CRM)
  • esiste un tool collegato al CRM dove è possibile impostare delle automazioni

Andiamo nel vivo degli esempi e delle 3 cose da sapere e fare.

Fiera ed eventi: le sequenze di Hubspot

Una delle situazioni in assoluto più frequenti nel mondo b2b sono le fiere ed in generale gli eventi strutturati: contesti in cui l’azienda si trova a dover gestire una mole importante di dati e di contatti e di dover ottimizzare, a fronte di importanti investimenti spesso richiesti.

In questi casi molto spesso si dedica tantissimo tempo e risorse per attività quali: la progettazione e realizzazione dello stand, l’organizzazione della logistica (cosa portare in fiera nel caso di aziende di produzione così come cosa e come presentarsi in caso di aziende di servizi), l’ideazione e la stampa del materiale di presentazione, tutto quello che riguarda il prima e il durante. Il dopo però è quasi delegato ai commerciali: hanno il compito di dover raccogliere i biglietti da visita, contattare i prospect nei giorni seguenti (facendo attenzione a non beccarli nei giorni in cui sono più bersagliati dai follow up).

 

Come automatizzare la gestione dei contatti nel post fiera?

 

Prima di tutto fai una riflessione su come attrarre i contatti e come misurare il loro interesse e agire di conseguenza. Ad esempio prova a fare un ragionamento di questo tipo: all’evento ci saranno più tipi di potenziali contatti:

  1. quelli che passano a sbirciare – danno un’occhiata ma senza dimostrare un reale interesse. Cosa fare? Chiedi loro un biglietto da visita e scansionalo utilizzando l’app di Hubspot inserendolo in una lista dedicata #cold.
  2. quelli che si dimostrano interessati – crea una landing page da far compilare su uno schermo dedicato, in cui offri loro di ricevere un contenuto speciale (catalogo, schede prodotto, video…) inserendoli in una lista dedicata #warm.
  3. quelli che hanno preso un appuntamento – lista #hot.

Quelli del punto 3 possono ricevere direttamente un’unica mail con link al calendario del commerciale di riferimento, con la possibilità di fissare una call o appuntamento di approfondimento.

Per il punto 1 e 2 si possono pensare a delle sequenze di email differenziate, che tengono in considerazione l’interesse e la “fedeltà” nei confronti del brand, nel presentarlo e presentare prodotti e servizi.

 

Come si presenta una sequenza e come funziona?

 

 

Una sequenza si compone di una serie di steps, una temporizzazione dell’intera sequenza e un delay tra uno step e l’altro, una serie di criteri di “enroll”.
È possibile impostare delle automazioni per “far uscire” il contatto dalla sequenza, ad esempio se risponde alla mail, se prenota un meeting.

 

Per ogni sequenza è possibile poi misurare l’efficacia in termini di andamento generale, oltre che poi dei singoli contatti che, se ingaggiati, potranno anche diventare deals e finire in pipeline.

 

Come gestire i lead in entrata

Dietro questa domanda si celano un numero indefinito di altre domande, di processi, di strumenti e di campi del form che ci sono nel sito web.
Facciamo un po’ di ordine.

  • come entrano i lead? offline e online? dove vengono inseriti i dati?
  • cosa succede dopo che un contatto è entrato in CRM? quali sono i campi valorizzati? chi lo prende in gestione?
  • cosa succede dopo che il lead è stato gestito? come si tiene traccia delle azioni fatte e da fare?
  • se il lead non conferma l’offerta, come succede a questa anagrafica?

Se hai saputo rispondere a queste domande, non solo perché tu sai come si fanno le cose ma perché effettivamente in azienda tutti questi processi sono scritti ed interiorizzati allora, che aspetti, corri a fare delle meravigliose attività di Sales Automation.

Se invece ci sono dei dubbi, delle domande non risolte, è probabile che ci sia bisogno di fare chiarezza con un supporto esterno ed iniziare a massimizzare tutti gli investimenti di marketing, portare i lead nei giusti posti, gestirli al meglio e misurare il successo di queste azioni.

 

Come ci aiuta la sales automation nella gestione dei lead?

 

  • attraverso delle notifiche interne, che possono rispondere anche ad esigenze molto complesse nel caso ad esempio di assegnazione per criteri geografici, di linee di business, di altre possibili variabili
  • grazie ad una libreria di template di email, che mi consentono di definire i contenuti ricorsivi, richiamarli al caso con tutte le dovute personalizzazioni

 

  •  fornendoci già uno “storico” sul contatto, ad esempio capendo la sorgente di questo contatto, se e come ha interagito in precedenza con i nostri contenuti, se ha aperto le email da noi inviate

Questi e molti altri punti che, rispondendo alle domande di inizio paragrafo (assieme anche ad altri approfondimenti), verranno esplorati in una strategia completa di sales automation.

Le pipeline di vendita

Punto lasciato per ultimo non per importanza, ma perché potrebbe dar vita ad un contenuto completamente dedicato.
La pipeline di vendita rappresenta la vera essenza del processo di vendita, messo per iscritto e trasformato in qualcosa di vivo e molto rappresentativo del “real time sales”.
La pipeline non è altro che la rappresentazione dei passaggi che il nostro utente fa da quando viene a contatto con il commerciale a quando firma il preventivo o rifiuta lo stesso, chiudendo in modo più o meno permanente la trattativa.

Come si progetta una pipeline? Disegnando i processi.
Come si sfrutta al meglio? Automatizzando, of course.

 

La configurazione della pipeline può essere abbastanza standard, ovviamente calandola nel concreto dell’azienda e delle sue dinamiche. Va da sé che il come viene sfruttata sia il fattore differenziante.

 

 

Per ciascuna fase della Pipeline si possono creare dei workflow, per gestire in maniera automatizzata i passaggi e, ad esempio, per gestire in maniera ottimale il processo di onboarding dei nuovi clienti oppure per provare a risollecitare i NO.
I filtri avanzati rappresentano un ottimo modo di monitorare le performance valutando a colpo d’occhio alcune KPI come chiusure opportunità del mese, durata media dell’opportunità prima della chiusura, contratti “aperti”…

 

La Sales Automation ti sembra ancora un qualcosa di poco raggiungibile, poco utile o senza un effettivo vantaggio?

Contattaci se pensi possa fare per la tua azienda!

 

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Scritto da

Valentina Cambareri

Dal 2007 ho iniziato il mio viaggio nel digital marketing e non sono riuscita ancora a fermarmi. Il mio cuore batte per le performance e la marketing & sales automation, oltre che per madam agency.

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